Sobre la empresa
Method Agencia es una empresa de diseño, innovación, producción y comunicación de eventos. Creada en 2015, fecha desde la cual han tenido un gran crecimiento, llegando a participar en grandes proyectos como Coca-cola Music Experience o el Carnaval de Santa Cruz de Tenerife.
El punto de partida del proyecto: Integrar las herramientas ofimáticas en una única plataforma
Method Agencia, una empresa especializada en la creación, diseño y desarrollo de eventos como Coca-cola Music Experience, se encontraba en búsqueda de herramientas que potenciaran la colaboración y la productividad en su constante crecimiento.
Lamentablemente, la pandemia del Covid-19 golpeó fuertemente al sector del ocio nocturno y los eventos masivos, provocando el cierre de muchas empresas en el rubro. Sin embargo, Method Agencia logró mantenerse a flote gracias a su eficiente gestión de la situación
De herramientas independientes a una plataforma empresarial
Method Agencia contaba con las herramientas necesarias, pero estas no estaban integradas en una plataforma empresarial unificada. Además, su servicio de webmail presentaba problemas de espacio de almacenamiento, lo cual les resultaba limitante. Como una empresa especializada en la producción audiovisual de eventos, recibían numerosos correos con archivos pesados como fotos y videos, lo que los obligaba a eliminar muchos archivos para evitar inconvenientes en este aspecto.Adicionalmente, debido a la naturaleza de la actividad de Method Agencia, la cual está estrechamente ligada a proyectos cerrados, la fluctuación de personal es constante. Por esta razón, Method Agencia buscaba una plataforma integral que integrara todas las herramientas de comunicación, almacenamiento y compartición de archivos, permitiéndoles:
- Mejorar la colaboración y la productividad de la empresa.
- Agilizar sus procesos internos y ofrecer de manera rápida y eficiente las herramientas necesarias.
Solución: Migrar a Google Workspace
Después de escuchar los desafíos a los que Method Agencia se enfrentaba en cuanto a colaboración y productividad, en Beservices evaluamos sus metas y les propusimos una solución que les permitiría integrar todas sus herramientas de trabajo en una misma plataforma, eliminando así los problemas de almacenamiento en el correo.
Tomando en cuenta sus objetivos y requisitos, les presentamos Google Workspace como la solución ideal para que Method Agencia pudiera tener todos sus documentos y herramientas de trabajo integrados en una plataforma que facilita la colaboración y comunicación. Con aplicaciones como Gmail, podrían contar con un correo escalable sin necesidad de eliminar archivos o correos electrónicos para liberar espacio. Además, podrían utilizar Google Meet para realizar reuniones en línea y Google Calendar para sincronizar los calendarios de los empleados en tiempo real.
Google Workspace también permitiría a Method Agencia ser más productivos al colaborar en documentos en tiempo real, eliminando la necesidad de enviar por correo cada versión de cada archivo y haciéndolos accesibles en la misma plataforma para cualquier persona con acceso.
En cuanto a la seguridad, todos los archivos y carpetas de Method Agencia estarían protegidos por los protocolos de seguridad de máximo nivel que ofrece Google Workspace. Además, esta solución incluye una función de anti-spam en el correo, ya que Google utiliza algoritmos y tecnologías avanzadas de aprendizaje automático para identificar y filtrar eficazmente el correo no deseado
Beneficios de la migración
Los principales beneficios del trabajo realizado por Beservices para Method Agencia fueron:
- Disponer de una única plataforma integrada desde la que acceder a todas las herramientas de trabajo y comunicación.
- Aprovechar un servicio de correo escalable con Gmail sin necesidad de gestionar almacenamiento, eliminando manualmente archivos.
- Beneficiarse de un algoritmo avanzado basado en machine learning para identificar y filtrar el correo no deseado.
- Tener todos los archivos y documentos sincronizados desde los que trabajar de forma colaborativa y visualizar su última versión en tiempo real.
- Mejorar la colaboración gracias a herramientas que sincronizan los calendarios de los empleados y gestionan los diferentes dispositivos.
- Contar un partner especializado para solventar las dudas, resolver las incidencias y ofrecer soporte técnico y preventa.
