La unidad compartida que fue creciendo
Se fue añadiendo gente y nunca se quitó a nadie. La carpeta de dirección lleva cuatro años visible para media empresa.
Qué hacemos. Permisos de Drive revisados y cerrados antes de encender nada.
BeReady · Google Workspace
Gemini: la IA que ya pagas y nadie ha encendido
Gemini vive dentro de Google Workspace desde 2025: en Gmail, en Docs, en Sheets y en Meet. No hay nada que comprar. Lo que hay que decidir es qué puede leer y quién responde de ello.
GeminiGoogle Workspace
- Dónde vive
- Gmail, Docs, Sheets, Meet y Drive
- Qué puede leer
- Lo que ese usuario ya abre en Drive
- Cómo se paga
- Dentro de tu plan de Workspace
- Nosotros somos
- Google Cloud Premier Partner
Qué es, en cristiano
No es «otro chat». Es el que ya está dentro.
Le pides «resume este hilo» o «analiza esta hoja» sin salir de Gmail, de Docs o de Sheets, y contesta con la información de tu empresa. Eso es lo único que lo separa del chat que tu equipo ya abre en el navegador por su cuenta.
- Trabaja donde trabaja la gente: el hilo de cuarenta correos, el acta de la reunión que se te solapa, la hoja que solo entiende uno.
- Responde con vuestros documentos, no con lo que hay en internet. Y con NotebookLM, solo con los que tú le subes, citando la fuente.
- Lee exactamente lo que lee quien pregunta, ni un documento más. De ese detalle sale todo lo que viene después.
Si lo que buscas es montar un agente propio sobre vuestros datos, eso es Vertex AI y no pasa por aquí. Y si el correo y los ficheros viven en Microsoft, la conversación es Microsoft 365 Copilot.
Eh, enhorabuena
Ya pagáis la IA.
Otra cosa es que se use.
Lleva meses dentro del plan. Nadie la compró, así que nadie la presentó, y lo que no sale en la factura no lo mide nadie. Mientras tanto, el equipo pega los documentos en la cuenta personal del navegador.
Los riesgos
Esto es lo que te juegas en tu Drive.
Gemini no destapa nada que no estuviera ya abierto: lo encuentra en dos segundos y lo enseña ordenado. Por eso el trabajo está antes de encenderlo.
El enlace «para cualquiera que lo tenga»
Un presupuesto que se compartió así en 2022 sigue abierto hoy. Nadie lo recuerda y no hay ningún aviso que lo diga.
Qué hacemos. Barrido de enlaces públicos y caducidad por defecto en los nuevos.
Tres versiones del mismo procedimiento
Contesta con una y no dice que existen las otras dos. Quien pregunta no tiene forma de saber cuál le tocó.
Qué hacemos. Se ordena la carpeta que va a leer antes de abrirla al equipo.
Escribe igual de convencido cuando se equivoca
El tono no cambia cuando se inventa una cifra o cita un contrato que no existe. Y suena mejor que el borrador de nadie.
Qué hacemos. Guía por departamento de qué se delega y qué revisa siempre una persona.
La versión personal ya está entrando
Mientras la empresa decide, alguien pega el contrato del cliente en su cuenta del navegador. Ahí no hay control ni registro.
Qué hacemos. Inventario de quién usa qué y política de uso escrita. Eso es el shadow AI.
Venir incluido no te saca del AI Act
Formar a quien la usa es exigible desde febrero de 2025, y Gemini entra en tu inventario de sistemas aunque no haya factura aparte.
Qué hacemos. Inventario y transparencia por escrito. Eso es el AI Act.
Ninguno se arregla dejándolo apagado: quien quiera usar IA abre una pestaña y la usa con su cuenta esa misma mañana. Se arreglan decidiendo qué puede leer y quién responde de ello.
Qué hacemos nosotros
Cuatro cosas concretas, en este orden.
- 01
Los permisos, antes que la IA
Qué unidades compartidas hay, qué enlaces siguen abiertos y qué cuentas van sin verificación en dos pasos. Empieza en el diagnóstico de uso.
- 02
Encendido por grupos, no de golpe
Qué funciones se abren y a qué departamento, con la política escrita y gobernado desde el AI Control Center.
- 03
Formación departamento por departamento
Administración no necesita lo mismo que comercial. Sesiones cortas sobre vuestros documentos, no sobre los ejemplos de Google.
- 04
Medición a los tres meses
Quién la abre de verdad y quién la dejó la primera semana. Se refuerza lo que se usa y se dice lo que no.
Y un aviso para la renovación: venir incluido no es lo mismo que no costar nada. La IA ya está dentro del plan que vuelves a firmar cada año, la haya encendido tu equipo o no. Conviene llegar a esa mesa sabiendo quién la usa: para eso está el descifrador de licencias.
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Lo encendemos en tu Workspace y te lo dejamos gobernado.
No dejamos un webinar grabado: dejamos Gemini abierto donde toca, con los permisos de Drive revisados antes, la política de uso escrita y alguien de tu casa que responde de ella.
Las cuatro, una al lado de otra
Da igual cuál escriba mejor. Mira qué puede leer cada una.
Dos entran por la licencia que ya pagas y dos ya están dentro sin que nadie las comprara. Lo que las separa es el permiso que heredan y quién responde cuando se usan.
| Criterio |  Microsoft CopilotMicrosoft | GeminiGoogle |  ClaudeAnthropic | ChatGPTOpenAI |
|---|---|---|---|---|
| Dónde vive | Dentro de Word, Excel, Outlook y Teams. | Dentro de Gmail, Docs, Sheets, Meet y Drive. | En el navegador, en la app de escritorio y dentro de Google Cloud. | En el móvil de cada uno y en el navegador. |
| Qué puede leer | Lo que ese usuario ya puede abrir en SharePoint y OneDrive. | Lo que ese usuario ya puede abrir en Drive, enlaces incluidos. | Lo que alguien le pega o le conecta. Normalmente sin que conste en ningún sitio. | Lo que se le pega o se le sube. Fotos de facturas incluidas. |
| El riesgo típico | Los permisos heredados: encuentra en segundos la carpeta que se compartió «temporalmente» hace cuatro años. | Las unidades compartidas y los documentos con enlace «para cualquiera que lo tenga». | La cuenta personal con el contrato de un cliente pegado dentro. | La suscripción pagada con una tarjeta propia que no está en ningún inventario. |
| Cómo se paga | Licencia por usuario que se suma a tu Microsoft 365. | Viene dentro de los planes de Workspace desde 2025. | Suscripción personal, salvo que se contrate el plan de empresa. | Suscripción personal, salvo que se contrate el plan de empresa. |
| Quién la vende | Nosotros. Microsoft Solutions Partner. | Nosotros. Google Cloud Premier Partner. | Anthropic. No somos partner ni cobramos por recomendarla. | OpenAI. No somos partner ni cobramos por recomendarla. |
Si tu equipo ya usa dos de las cuatro, eso no es un problema de herramienta. Leer la comparativa entera
Cuándo no compensa
Te lo decimos antes de que enciendas nada.
Si el correo y los ficheros están en Microsoft 365. Entonces la conversación es Microsoft 365 Copilot. Vendemos las dos, así que decírtelo no nos cuesta una venta.
Si el Drive está sin ordenar. Encenderla encima de permisos rotos solo hace que la carpeta equivocada aparezca antes: eso son las primeras fases del recorrido del dato.
Si nadie de tu casa va a presentarla al equipo. Activar es cosa de una tarde. Sin alguien que la enseñe y la defienda, en tres semanas está donde estaba.
Si lo que hace falta es un agente sobre vuestros datos. Clasificar un buzón o contestar sobre vuestros procedimientos se monta en Vertex AI, no en el asistente de Gmail.
Las dudas de siempre
Lo que nos preguntan antes de empezar.
¿Gemini viene incluido en Google Workspace o se paga aparte?
Desde 2025 viene dentro de Business y Enterprise: no se contrata como añadido. Según el plan cambian las capacidades avanzadas y los controles de administración.
¿Gemini lee todo mi Drive?
Lee lo que ya puede abrir la persona que pregunta, ni un documento más. Por eso el trabajo de verdad está en los permisos: si una carpeta está compartida de más, la respuesta la encuentra en segundos.
¿Qué es NotebookLM y para qué lo usa una empresa?
Un cuaderno de IA que trabaja solo con los documentos que tú le subes: manuales, contratos, procedimientos. Responde citando la fuente, así que se puede comprobar.
¿Usar Gemini me obliga a algo con el AI Act?
Usar IA no es lo mismo que fabricarla, pero entra en tu inventario de sistemas y en tus obligaciones de transparencia y formación. Eso lo vemos en BeCompliance.
El siguiente paso